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湖南省衡阳市人民政府办公室


衡政办函〔2008〕64号


衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市档案馆接收征集档案资料实施办法》的通知

各县市区人民政府，市直机关各单位：
《衡阳市档案馆接收征集档案资料实施办法》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
　　


二OO八年五月四日

衡阳市档案馆接收征集档案资料实施办法


第一条 为了加强档案资料管理工作，完好地保存和有效地利用党和国家的档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《湖南省档案管理条例》、国家档案局关于《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，结合我市实际情况制定本办法。
第二条 衡阳市档案馆是中共衡阳市委、衡阳市人民政府直属的国家综合性档案馆，是接收征集和永久保管全市有关档案资料的基地，是党和政府及社会各方面利用档案资料的中心。
第三条 在维护党和国家历史真实面貌的前提下，市档案馆应将属于收集范围内的一切对国家和社会具有保存价值的各种门类、各种载体档案及相关资料，完整齐全地收集进馆，逐步建立起内容丰富、结构合理、具有地方特色的馆藏体系。
第四条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，将归档范围内文件材料及时收集、整理、归档，定期向同级档案馆移交档案。任何单位和个人不得将在执行公务中形成的本属国家所有的各种文字、图表、照片、印鉴、实物、声像、磁盘、光盘等各类档案资料据为己有。禁止擅自销毁或赠送、交换、出卖档案。对已到进馆期限的档案要依法及时移交进馆，不得以任何借口拖延或无故不交。
第五条 档案资料的移交与接收。
一、市档案馆接收档案资料的范围：
（一）中共衡阳市委、市政府、市人大、市政协、市纪委、市法院、市检察院等市级机构、团体及其工作部门和直属单位以及临时性机构、企事业单位等形成的档案和有关资料。
（二）经协商同意，接收和代存市各民主党派形成的档案。
（三）党的关系在地方，属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。
（四）市级各撤销机关、团体和其他组织的全部档案和资料。
（五）重大活动（事件）、重点工程档案。
重大活动（事件），是指符合下列条件之一的社会活动或事件：
1、省部级以上领导人在本市的重要公务活动及国内知名人士在本市的重大参观访问；
2、外国政府、国际组织领导人、著名外国友人和著名华侨华人在本市的参观访问；
3、市主要领导人的重要公务活动；
4、全市具有重大影响的政治、经济、科技、社会、文化、体育等活动或者公益性活动；
5、在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共事件及处置活动；
6、本市与国外友好城市相互往来的活动；
7、其它具有重大影响的活动（事件）。
重大活动档案实行告知登记制度，重大活动承办单位在项目确定后一周内向市档案馆告知。市档案馆根据档案管理工作的实际需要，可以派员直接参加有关重大活动档案收集工作。
（六）其它应该接收进馆的档案资料。
二、档案形成（移交）单位的职责义务：
（一）立档单位依法移交自档案形成之日起满10年，保管期限为永久、长期（或定期30年）的档案，保管条件差的单位由市档案局决定提前接收进馆年限，撤销机关应自撤销之日起3个月内完成移交档案工作。
（二）本市重大活动档案由组织、承办重大活动的单位负责收集、整理，其它协办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起30日内向承办主要工作的单位汇交，特种载体档案可以交复制件。
组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束后60日内，向市档案馆移交重大活动档案原件。因特殊情况需要变更向市档案馆移交档案期限的，须经市档案局同意。
（三）移交单位对拟移交进馆的档案要先自检，保证档案的完整、规范，由市档案馆派员检查验收，认可后正式办理档案移交手续。对档案利用有参考价值的各种史志、刊物、专题资料、目录等检索工具一并移交进馆。
（四）移交单位与纸质档案同版本的电子文件及机读目录要同时移交，在移交纸质档案前已移交合格的电子文件等则不需重复移交，没有形成或者原有电子文件及机读目录已经丢失要数字化处理后一并移交。
三、移交、接收档案的要求和手续：
（一）进馆档案应当保持全宗的完整性，一个单位的全部档案作为一个整体不得随意割裂和分散。
（二）档案进馆前应当由立档单位按规定整理好，档案整理、编目等符合规范化要求。
（三）立档单位应当编制组织沿革、全宗介绍、有关检索工具以及产生电子文件的非通用性软件光盘，随同档案一起移交。
（四）接收档案时，交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。
第六条 档案资料的征集与管理。
一、市档案馆征集档案资料的范围：
（一）本市建国前的革命历史档案，旧政权机关、社会组织、其他企事业单位形成的全部档案。
（二）同本市有关的下列名人档案资料。
1、建国前后在本市有一定社会影响的历史名人及各界知名人士的著作、书信、任免文书、谱牒、证件、传记、资产凭证、墓志、纪念评价材料及声像史料等档案资料。
2、建国以来党和国家领导人在本市视察工作等活动形成的，散存在各单位和个人手中的各种载体的档案资料。
3、建国以来已离退休或已故去的市级主要领导人在公务活动中形成的尚未归档的各种载体的档案资料。
4、荣获全国荣誉称号的各行业先进模范或标兵等，在工作和社会活动中形成的各种载体的档案资料。
（三）反映本市自然面貌、自然灾害、重大历史事件、风土人情、名胜古迹、典籍藏故、名优特产、传统建筑等方面的各种载体的档案资料。
（四）反映地方“文化大革命”历史面貌的小报、期刊、传单、大小字报、印章、旗帜、照片等档案资料。
（五）其它反映本市历史面貌具有保存价值的本地出版物等档案资料。
二、市档案馆征集档案资料的方式：
（一）移交。征集范围内的档案，属于国家所有的，持有档案的单位或个人必须按照有关法律、法规的规定向市档案馆无偿移交。
（二）捐赠。档案持有者主动向市档案馆捐赠档案。
（三）寄存或代为保管。档案持有者与市档案馆双方协商，签订合同，市档案馆实行寄存代保管服务，其档案所有权不变。
（四）收购。市档案馆向档案持有人收购档案，拟收购的档案必须经相关机构或专家的鉴定，其价格由买卖双方协商确定。
（五）征购。由于保管条件恶劣，又不采取有效措施，可能导致档案严重损毁和不安全的，档案所有人又不愿向市档案馆捐赠、寄存保管或出卖的，市档案馆可以经过国家认可的档案评估机构评估后，依法予以征购。
三、征集档案资料的发证：
　　对捐赠或以其它征集方式提供的档案资料，一经征集进馆，均开列收据，发给相关证书。
第七条 属于集体、个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有人向档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，应当报市档案局批准；严禁倒卖档案牟利，严禁将档案向外国人和外国组织出卖或者赠送。
第八条 各级政府要加强对档案接收征集工作的领导，将档案接收征集工作所需经费列入财政预算。
第九条 有下列事迹之一的，市人民政府或档案行政管理部门和有关部门应当给予表彰和奖励：
（一）捐赠重要和珍贵档案的。
（二）为档案征集工作做出重要贡献的。
第十条 违反本办法第四条、第七条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的，以及擅自销毁或赠送、交换、出卖档案的，由市档案行政管理部门和有关主管部门根据《中华人民共和国档案法》第二十四条和《湖南省档案管理条例》第三十二条、第三十三条规定，依法责令其改正；逾期不改或造成不良后果的，对单位直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分，可以并处罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第十一条 本办法由市档案行政管理部门负责解释。
第十二条 本办法自公布之日起施行。




安徽省黄山市人民政府


关于印发黄山市重大建设项目档案管理办法的通知


各区、县人民政府，黄山风景区管委会，黄山经济开发区管委会，市政府各部门，各直属机构：

《黄山市重大建设项目档案管理办法》已经2011年12月15日市政府第51次常务会议审议通过，现予印发，请遵照执行。


二o一二年一月十二日




黄山市重大建设项目档案管理办法

第一章 总则

第一条　为加强和规范重大建设项目档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目档案验收办法》、《安徽省档案条例》等法律、法规和有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于市政府及其投资主管部门审定公布的重大建设项目。包括重大基本建设项目和重大技术改造项目。
第三条　重大建设项目档案是指在重大建设项目的提出、立项、审批、设计、招投标、施工、监理及竣工验收全过程中形成的的具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。
第四条 重大建设项目档案工作是建设项目基础管理和工程质量管理的重要内容。重大建设项目的各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，确保重大建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。
第五条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，重大建设项目必须进行档案验收。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得通过竣工验收。

第二章 项目档案管理职责

第六条　重大建设项目档案管理实行统一领导、分级管理的原则。市档案行政管理部门主管全市重大建设项目档案工作，负责重大建设项目档案的监督、指导、检查和验收，做好重大建设项目档案登记和报送工作，组织由市政府确定的市重大建设项目档案专项验收工作。
市国家综合档案馆在市重大建设项目立项阶段，应向项目建设单位（业主、项目法人）提出重大建设项目档案进馆的移交接收范围，并按规定接收重大建设项目档案。
市城建档案馆接收位于中心城区的市重大建设项目档案，项目建设单位（业主、项目法人）应将符合规范要求的项目竣工档案报送市城建档案馆。
第七条 项目主管部门应对市重大建设项目档案工作进行监督、检查和指导,做好重大建设项目档案登记，及时报送当地档案行政管理部门，参加档案专项验收工作。
第八条 建设单位应当明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备项目专兼职档案人员，落实项目档案工作所需经费。
建设单位项目档案工作管理机构的主要职责：
（一）在项目勘察、测绘、设计、施工及监理等合同中设立专门条款，明确参建单位项目文件材料整理、归档责任；
（二）建立健全项目档案工作各项规章制度，收集、整理本单位形成的项目档案；
（三）对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督、检查和指导；
（四）项目档案工作与项目建设同步进行，确保项目档案的完整、准确、系统。
第九条 项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。

第三章 项目档案的管理

第十条 市档案行政管理部门应加强对重大建设项目档案的跟踪管理服务，加强对项目建设过程中项目档案工作的监督、指导，每年组织不定期的检查，帮助项目建设单位（业主、项目法人）建立健全档案工作，提高档案管理水平。
第十一条 项目建设过程中，各有关单位应设有与档案数量相适应的、符合要求的档案库房，保证项目档案的安全管理。项目档案应当采用计算机管理，实现档案管理现代化。建设单位与各承包单位签定的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。
第十二条 实行总承包的项目，总承包单位负总责，各分包单位负责收集、整理分包范围内相应的项目档案资料，项目竣工时由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位；由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理分包范围内相应的项目档案资料，项目竣工时由各项目承包单位负责将项目全部档案资料提交项目建设单位。
第十三条 重大工程项目档案必须真实反映项目实际情况和工程建设过程，做到图物相符、数据准确、内容真实、手续完备、字迹清楚、图面整洁，符合国家《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》等有关规定要求。
建设单位应采取拍照、录像等方式，将项目开发建设的前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，制作、形成项目音像档案，及时归档保存，并向市国家综合档案馆移交。

第四章 项目档案的登记和验收

第十四条 建立重大建设项目档案登记制度。市档案行政管理部门每年根据市政府公布的重点建设项目名单确定需要登记的重点建设项目名单。建设单位在接到项目立项通知后及每个年度竣工前应向市档案行政管理部门填报《黄山市重大建设项目档案管理登记表》。对未按规定进行登记的单位由市档案行政管理部门予以通报，并限期登记。
第十五条 项目竣工并投入使用前，应组织建设项目档案的专项验收。市档案行政管理部门组织的专项验收，验收组由市档案、发改部门及项目主管部门、项目所在地档案行政管理部门等单位组成；项目主管部门组织的专项验收，验收组由项目主管部门、同级档案行政管理部门等单位组成。凡在城市规划区范围的建设项目，应邀请当地城建档案机构或城建档案接收单位参加。
验收组成员一般为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。成员中应有相关专业技术人员。
第十六条 建设单位应在项目整体竣工验收前三个月，组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作，并根据《重大建设项目档案验收标准》，作出档案验收自检报告。
建设单位应在项目整体竣工验收前一个月，经上级主管部门审核同意后，向市档案行政管理部门报送档案验收自检报告，并填报《黄山市重大建设项目档案验收申请表》。市档案行政管理部门收到《黄山市重大建设项目档案验收申请表》后，应在三个工作日内对项目档案验收安排作出答复。
第十七条 项目档案验收工作一般应当单独组织。采取召开档案专项验收会议的形式，由组织档案验收的单位负责召集。项目建设、勘察、设计、施工、监理单位的有关专业人员列席会议，协助项目档案验收工作。
第十八条 对项目档案的验收采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量为项目档案总卷数的5%。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同与协议及其他有关文件。
第十九条 项目档案验收等级分为优良（85分以上，含85分）、合格（75—85分，含75分）、不合格（75分以下）三个等级。项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具档案验收意见。
通过档案验收后，市档案行政管理部门对项目建设单位颁发《黄山市重大建设项目档案验收合格证书》。

第五章 项目档案的移交

第二十条 按照国家计委《建设项目竣工验收办法》第五条规定，项目整体竣工验收后三个月内，建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案（房产档案除外）移交手续，明确移交档案的内容、数量等，并有完备的清点、签字等交接手续。建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。
建设单位应在项目正式通过竣工验收后三个月内，向业主单位、生产使用单位、有关行业主管部门和同级国家综合档案馆办理档案移交。
属城建档案馆接收范围的项目档案，必须在项目竣工验收后三个月内由建设单位向城建档案馆移交。包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案。

第六章 奖励与处罚

第二十一条 市档案行政管理部门以及有关主管部门对在项目档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。
第二十二条 在项目档案管理中，违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《安徽省档案条例》等法律法规规定的，应依法追究其法律责任。

第七章 附则

第二十三条 本市行政区域内其他建设项目档案验收工作参照本办法执行。
第二十四条 本办法由市档案行政管理部门负责解释。
第二十五条 本办法自颁布之日起施行。